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“Me encantaría hacerlo, pero no tengo tiempo…”

¿Cuantas veces te has visto decir esta frase?

En este mundo de inmediatez, el tiempo parece ser un bien invaluable y muy escaso.  ¿aprender a tocar un instrumento? ¿ir al gimnasio? Parecen ser actividades que solo realizan las personas desocupadas, pero créeme, nada más lejos de la realidad.

Cuando estudié un postgrado tenía de compañero a Arturo. Yo era estudiante, no trabaja, no tenía hijos. Por su lado Arturo tenía 2 hijos y ya era Subgerente de operaciones en una importante empresa de supermercados. Lo curioso es que yo siempre estaba atrasado con los proyectos y trabajos y Arturo siempre estaba al día e incluso un paso antes… Cuando le preguntaba ¿cómo le haces? me decía: “organización amigo mío, organización…”

Algunas reflexiones importantes para comprender el tiempo:

Antes de presentarte algunas técnicas que utilizo para ahorrar tiempo, necesito contarte algunas reflexiones para entender mejor eso tan valioso que llamamos Tiempo.

• El tiempo no existe: te parecerá extraño, pero el tiempo no existe. El tiempo es una serie de movimientos y acciones. Los humanos inventamos el tiempo para poder “contar” los ciclos y periodos de los astros.
• Como el tiempo “no existe”, el tiempo «no se tiene”, no se “guarda”, ni “se gasta”. El tiempo sigue en un continuo movimiento.
• El tiempo es un recurso que se administra: Ya que el tiempo no se almacena, solo podemos administrar qué hacemos mientras corre. Tu eres dueño de tu tiempo y debes elegir como ocuparlo.
• Lo mejor que tiene el tiempo es que es absolutamente democrático y todos tenemos el mismo tiempo disponible. Algunos lo administran mejor, nada más.
• Otra cosa genial que tiene el tiempo es que siempre está a tu favor: aprovechar mejor el tiempo no significa acelerar y correr todo el día. Si no todo lo contrario: Significa tener los tiempos adecuados para hacer y realizar lo que quieres. Si el tiempo no te alcanza para hacer algo, tal vez solo te falta una mejor administración.

Bien, con las cosas ya mencionadas, veamos algunas técnicas que te podrían ayudar a tener más tiempo disponible.

Técnicas para crear tiempo de la nada

Usa agenda

cuando era más joven era bastante irrespetuoso con el tiempo de los demás. Pocas veces llegaba a la hora. Cuando fijaba una hora, normalmente asumía que por defecto había una holgura de 30 minutos. Otras veces simplemente olvidaba los compromisos y no iba. Eso me trajo más de un mal rato, sobre todo con mi esposa, quien odiaba mi irresponsabilidad (y le encontraba toda la razón). Muchas veces organizaba cosas en días en que ella ya me había avisado algún compromiso y yo, lo olvidaba. Con los años me di cuenta del valor del tiempo tanto para mí como para los demás, así que comencé una lenta búsqueda de como poder hacerlo para que las cosas no “se me pasaran”. Una de las cosas curiosas que descubrí fue que la mejor manera de tener tiempo disponible es simplemente agendar las actividades. Hoy en día, todos los teléfonos inteligentes tienen aplicaciones o programas de agenda y créeme: usarla te asegurará que la vida no “se te pasé” sin tener tiempo. Tener una agenda te dará una visualización de lo que alcanzarías a hacer y lo que quedará pendiente. Te darás cuenta que pocas veces se puede hacer más de una cosa después del trabajo y también tendrás presente la cita al médico del próximo mes.

Planifica: La preparación es clave.

• Actividades: No podemos agregar más horas a nuestro día, pero si podemos agregar más actividades a nuestras horas. Otra manera de ahorrar tiempo es planificar las actividades. Por ejemplo, agendar cosas para la semana (son 52 semanas en el año), el pago de cuentas una vez al mes (son 12 actividades de pago al año). Hago la diferencia entre Planificar y “usar agenda” porque la agenda solo es la herramienta, pero lo más importante es que decidas que harás con tu tiempo disponible. Por ejemplo, cada domingo planifico los días en que voy al gimnasio, y en general siempre son los mismos días. Por tanto, comienzo la semana sabiendo que lunes, jueves y sábado iré al gym. Así también anoto en mi agenda reuniones con amigos o trámites que tengo que hacer y coloco avisos para recordar los próximos eventos, como, por ejemplo, recordar que el sábado tengo que llevar a mi hijo al cumpleaños de su amigo. En la planificación de actividades, si corresponde, es muy importante que incluyas los tiempos de traslados, pues en Santiago de Chile, los tiempos de desplazamiento son bastantes largos y ocupan mucho tiempo.
• Comidas: una de las actividades que requieren mucho tiempo es cocinar y preparar alimentos. Por supuesto que puedes pagar por cada comida y fantástico si tienes los recursos para hacerlo. Pero si no los tienes, estar pensando cada día que cocinar ocupa mucho tiempo. Mi esposa en varias ocasiones sufría pensando en qué se cocinaría mañana. Muchos días la escuché decir ¿qué vamos a hacer mañana? Claramente era muy aburrido así que le propuse que hiciera una planificación mensual… si, así tal cual. Ahora realiza una vez al mes un calendario con todas las comidas del mes y se pegan con un imán en el refrigerador. Si lo piensas, no necesitas 30 platos, sino algunos pocos. Si a eso le sumas que todos los martes puedes hacer el mismo tipo de plato (ejemplo hacer legumbres), y todos los viernes puedes hacer pescado, la cosa resulta bastante fácil. Además, si sabes que vas a cocinar, también sabes lo que necesitas comprar cada semana y también puedes regular tu nivel de compras… con esto voy al siguiente tema.

Usa listas: Usar listas es de listos.

Algo que me ha hecho ahorrar mucho tiempo es aprovechar el uso de listas. En tu smartphone de seguro que tienes alguna aplicación para realizar listas. En lo particular, utilizo OneNote. Lo que hago es tener una lista por cada tipo de tienda en donde frecuento comprar. Estas son: Supermercado, Vega (Feria), Farmacia, Sodimac y Pendientes. Para su uso voy anotado y agregando cosas en la medida que me van surgiendo las necesidades. Por ejemplo: se me echó a perder un enchufe, lo anoto en la lista Sodimac. Se quemó una ampolleta, lo anoto en la lista de Sodimac. Así, cuando defina ir a Sodimac tengo varias cosas que comprar y aprovecho mejor el viaje. Para la feria es lo mismo: si veo que queda poca fruta, lo anoto en la lista de vega y así voy solo una vez a la tienda (cada semana o cada 15 días), compro todo lo que necesito y evito tener que ir varias veces en la semana. En general regulo las cantidades que quedan para que “tenga stock” hasta que realice la próxima compra. Lo otro bueno que tiene OneNote es que puedes checkar lo hecho, entonces no tienes que construir una nueva lista para la Vega, sino que reutilizas siempre la misma lista… “hacer listas es de listos” y ahorras tiempo.

Aprovecha el valor de las rutinas:

otra buena manera de ahorrar tiempo es generar actividades que son siempre iguales e ir a lugares que sean siempre los mismos. Fijar los días y los lugares en qué haces ciertas compras, tener el casero de la fruta o ir a la misma farmacia te ahorrará tiempo en la búsqueda de los artículos, te aseguras la calidad de lo que compras y podrás hacer tus compras en menos tiempo que si estuvieses en un lugar nuevo y “aprovechaste” de pasar a comprar. Mientras tengas menos cosas en qué pensar, menos tiempos necesitas.

Aprovecha los servicios de delivery:

Una cosa muy importante es darse cuenta que no es necesario que las cosas las realices tú. Actualmente las aplicaciones y las tiendas ofrecen muchas opciones de comprar en línea. En lo personal, prefiero ir a las tiendas pues me gusta buscar, visitar y elegir. Mi esposa hace el supermercado en línea y para ello generalmente usa CornerShop. ¿Cuándo me conviene pagar por que otro realice lo que necesito? Una buena forma de calcular si vale la pena pagar por el servicio es calcular cuánto vale tu tiempo. Para ello puedes calcular tu sueldo, agregarle las leyes sociales (en Chile es el 20%), dividirlo por las horas del mes y tendrás un valor aproximado del costo de tu hora. Ejemplo: Si ganas 500.000, tu costo bruto es de 500.000×1,2=600.000. Eso dividido por las 8 horas diarias, 20 días a la semana daría: 600.000/160=3.750. Por tanto, si te toma 2 horas ir al supermercado, el costo en tiempo para ti seria $7.000 más el costo del transporte. Si quieres aprovechar tu tiempo, probablemente es conveniente pagar un despacho.

Aprovecha el tiempo de transporte:

Cuando cuento que no veo las noticias en la televisión, me miran con cara rara. Te contaré cuales son mis motivos para no ver las noticias en la tele: Primero, trato de estar con mi hijo lo más que pueda y prender la tele en esos horarios limita ese valioso momento. Segundo, las noticias no las veo, sino que las escucho. Como soy usuario del transporte público, escucho las noticias por la radio mientras voy al trabajo. Eso me ahorra mucho tiempo y además hace más agradable mi viaje. Créeme que la capacidad de análisis, de opinión y de discusión que adquieres escuchando un buen noticiario radial supera con creces las noticias de la TV.

Otra cosa importante es evitar al máximo el tiempo de traslado. Así pues, el gimnasio me queda a 2 cuadras de mi casa y la farmacia está en la misma cuadra. El Supermercado a 5 minutos en auto y la vega a 10 min. Siempre hay un lugar cerca que tiene lo que necesitas.

Aprovecha las filas y salas de esperas:

siempre te vas a encontrar en algún lugar donde tienes que esperar algún rato. ¿qué tal si ocupas ese momento para leer o para avanzar en tu serie favorita? Con tu smartphone seguro que se puede, así que la próxima vez que estés en una fila sería útil pensar que “es tiempo disponible” para avanzar en tu libro, ver tu serie, escuchar la clase de ingles, escribir un artículo para un blog o llamar por teléfono a un familiar o amigo y ponerte al día.

Varias de las técnicas anteriores dan para escribir un artículo por separado, pero intenté ser breve y traté de resumir en pocas palabras. Espero que te sean útiles.

Ahora me queda comentar la técnica más importante y el secreto mejor guardado: “Protege tu tiempo”. De nada sirve tratar de generar espacios si no estás dispuesto a cumplir con tu planificación y con tu agenda. Abraza tu plan y defiéndelo. ¿De quién? principalmente de ti mismo, pues normalmente somos nosotros mismos quienes saboteamos nuestro plan. Sigue tu agenda con disciplina al puro estilo europeo y verás cómo poco a poco vas a realizar muchas actividades en el mismo tiempo que dispones ahora.